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  • Laudio Nogues

O tempo não para, não para não. Como organizá-lo então?

Atualizado: 28 de Ago de 2020



Um dos recursos mais importantes disponíveis é o tempo e o grande desafio dos profissionais é: como aproveitá-lo de forma produtiva.


A percepção de como empregamos o nosso tempo muitas vezes não é consciente.


A prova disso é que quando estamos vivendo um dia após o outro sem um planejamento adequado por vezes pronunciamos a célebre frase: “o dia se foi e eu não fiz nada que queria fazer”. Isso acontece quando não temos uma agenda ou lista de tarefas planejadas ficando vulnerável às demandas de última hora. Ou então quando vamos deixando tarefas se acumularem em uma pilha de a fazeres com prazos já vencidos ou próximos a vencer.


Como consequência temos então elevação do estresse e da ansiedade além de reclamações por parte de quem aguarda a sua entrega. A melhor forma de visualizar isso é olhando para aquele quartinho da bagunça ou aquele armário entulhado de coisas que foram sendo acumuladas sempre com a promessa de que “um dia eu paro para arrumar isso”. Via de regra, esse dia nunca chega, mas o abastecimento de novas tranqueiras continua.


Uma vida organizada é uma vida menos estressante e mais produtiva. A realidade nua e crua é que o dia tem 24 horas, a semana sete dias, o mês 4 ou 5 semanas e o ano 12 meses. Portanto, partindo dessa imutável regra, temos que conseguir equilibrar o número de tarefas que aceitamos fazer com a quantidade de horas que dispomos (isso sem esquecer estudo, descanso, família, e lazer) levando em consideração a capacidade de produção, sendo essa última, parte de um processo consciente de autoconhecimento.


Importantíssimo ter clareza sobre o tempo que conseguimos executar coisas. Sem esse dado não conseguiremos planejar. Não conseguiremos dimensionar a demanda limite para estabelecer um diálogo confiável com os demandantes. Sempre é melhor criar uma expectativa realista do que algo que possa soar muito bom a princípio, porém com grande chance de virar decepção. Pense em quando você compra um produto na internet. Às vezes o prazo pode ser mais elástico, mas se respeitado, tudo bem. Uma vez que sua capacidade de produção esteja clara, você poderá então negociar com firmeza.


O segundo passo será arrumar a casa. Implementar o dia do “house kiping” ou no português claro, o dia da faxina. Você tem um processo diário em andamento, seja ele planejado ou não, ele acontece diariamente. Se você lidera uma equipe, cada pessoa do time é um braço seu, executando tarefas que somadas resultam no produto que precisa ser entregue. Portanto é preciso abrir diálogo com cada membro para entender o balanceamento do fluxo. Isso me traz a lembrança da minha experiencia como dono de restaurante. Havia uma entrada composta de 5 itens: 1 frito, 1 assado e 3 pastas frias pré prontas. O frito e o assado demoravam mais porque precisavam ser feitos na hora. A turma da cozinha, ao receber a comanda, já partia para montar o prato com os frios deixando uma fila esperando pelos outros itens. Isso causava um transtorno porque ocupava espaço na cozinha e a perda de qualidade dos itens frios. Ao perceber isso, implementamos o sistema puxado de produção ao invés do empurrado. A elaboração do processo começava com os itens mais demorados os quais após montados, o prato então era puxado para a área de frios e rapidamente concluído. O tempo de execução continuou o mesmo, as bancadas descongestionadas e a qualidade do alimento preservada. O sistema puxado em tarefas complementares favorece a ordem e a identificação de pontos para melhoria. Fica a dica.


O terceiro passo é a eliminação e redistribuição de tarefas. Fazer uma lista de todas as tarefas executadas. Analisá-las e classificá-las entre: Alto, Médio e Baixo impacto. Além disso detectar as tarefas que podem ser eliminadas e delegadas ou redistribuídas. Faça as movimentações necessárias elimine tarefas que desperdicem tempo. Peça a opinião de quem executa ao invés de tirar conclusões individualizadas. Em caso de lidar com várias tarefas simultâneas, negocie com o time e mantenha uma lista de prioridades com prazos e nomes de responsáveis.


Desenhe o fluxo para que ficar visível claramente e mantenha diálogo constante sobre a forma de fazer as coisas ajustando o processo sempre que necessário.

Agora a dica de ouro aprendida com um grande amigo: uma vez isso feito, seja como aquele forno – o auto-limpante. Não permita mais acúmulos e a vida ficará mais produtiva e tranquila.


Se quiser e for útil para você, tenho uma planilha pré formatada para listar e classificar as tarefas. Mande-me um email ou mensagem que te encaminharei o arquivo com muito prazer.

Agora, mãos a obra e boa sorte.

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